Адвокат НПЦ
Назад

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Опубликовано: 26.04.2020
Время на чтение: 28 мин
0
5
СодержаниеПоказать

Повторная служебная записка по одному и тому же факту

Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:

  • шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
  • наименование документа;
  • дата написания и порядковый номер;
  • описание ситуации, просьба;
  • Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.

После этого надо передать документ секретарю и убедиться, что он зарегистрирован как входящая корреспонденция.

В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:

  1. По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
  2. С учетом адресата: внутренние и внешние.
  3. Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.

Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.

Начальник отдела продаж пишет «служебку» руководителю отдела маркетинга, работник составляет служебное письмо другому сотруднику предприятия.

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Когда пишется: когда нужно получить информацию, инструкцию, сообщить новые сведения другому отделу.

Что писать в содержании: здесь нет строгих требований к смысловому содержанию. Текст должен быть лаконичным и понятным. Потому многие компании самостоятельно прорабатывают и закрепляют требования к составлению служебной записки в официальной документации организации.

В тексте сообщения пишется о причинах, мотивах его составления и раскрываются просьбы или предложения.

По структуре схоже с докладной запиской. Различие — в адресате.

Например, нужно сообщить о ремонте серверов в IT-отделе.

Инфо

info

Александрова

РЕГИСТРАЦИЯДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации.

Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

• описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

• аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

important

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам.

https://www.youtube.com/watch?v=LEUUCmLOHZs

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дату;
  • индекс;
  • место составления;
  • адресата;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись руководителя;
  • фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

Общество с ограниченной ответственностью «Север»

(ООО «Север»)

Например, работник пишет докладную руководителю направления, начальник подразделения — руководителю компании, директор филиала составляет записку начальнику головного офиса.

Когда пишется: при необходимости донести какие-либо сведения до начальства, чтобы руководство предприняло шаги для решения проблемы, изложенной в сообщении.

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Официально выделяют три типа докладных записок по цели сообщения:

  • Инициативные — сообщается предложение по решению проблемы, подтвержденное фактами. Суть в том, чтобы убедить получателя принять решение, предложение, изложенное в письме.

    Например, вы просите руководство повысить сотрудника или ввести новые методы работы и пр.

  • Информативные — составляются для донесения до руководства деталей работы над проектом или об итогах работы.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

О замене объяснительных и докладных записок служебными

Начнем с того, что в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термина «служебная записка» нет. В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» (ОКУД) как документ служебная записка не фигурирует.

●   служебная записка – информационно-справочный документ (внутренняя переписка), используемый для обмена информацией между структурными подразделениями организации и работниками.

●   докладная записка – служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, фактах и др., в связи с которыми требуется принятие решения;

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги #делопроизводство #СЭД #ECMJ

●   объяснительная записка – служебная записка, объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка, имеющего негативный характер, составленная лицом, причастным к указанному событию.

Получается, что докладная и объяснительная записки – это подвиды служебных записок!

Таблица 1. Сроки хранения служебных, докладных и объяснительных записок по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)

Содержание, назначение записки

Статья Перечня

Срок хранения

СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ

к поручениям

7

5 л. ЭПК

на выдачу, об утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

779

1 г.

не вошедшие в состав личных дел

665

5 л.

о нарушении правил внутреннего распорядка

774

1 г.

о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

682

Пост.

о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исправления

203

1 г. после снятия с контроля

о соблюдении трудовой дисциплины

587

3 г.

о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требования к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

680

Пост.

об организации общей и противопожарной охраны

861

5 л. ЭПК

по административной организационной деятельности

89

5 л. ЭПК

по вопросам охраны объектов культурного наследия

804

Пост.

по вопросам пропускного режима организации

890

5 л.

по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

679

5 л. ЭПК после урегулирования конфликта

по расследованию чрезвычайных происшествий

875

5 л. ЭПК

работников структурных подразделений

88

5 л. ЭПК

структурных подразделений

87

5 л. ЭПК

ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

к инициативным предложениям, внесенным в государственные органы РФ, государственные органы субъектов РФ, органы местного самоуправления

4

Пост.

к статистическим отчетам и сведениям по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации

467

в зависимости от периода отчета срок хранения от 1 года (для месячных) до Пост. (для годовых и с большей периодичностью)

к статистическим отчетам и сведениям по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации

469

зависимости от периода отчета срок хранения от 1 года до 5 л.

к поручениям

7

5 л. ЭПК

к проектам правил, инструкций, рекомендаций

29, 30

5 л. ЭПК

к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам заседаний, совещаний / публичных слушаний / собраний

18

5 л. ЭПК для оперативных совещаний и собраний структурных подразделений, остальные – Пост.

не вошедшие в состав личных дел

665

5 л.

о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходования фонда заработной платы

595

5 л. ЭПК

о нарушении правил внутреннего распорядка, пропускного режима

774

1 г.

о подготовке, переподготовке работников, повышении квалификации

708

5 л. ЭПК

{amp}lt;. . .{amp}gt;

ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

о фактах обращения в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требования к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

680

Пост.

{amp}lt;. . .{amp}gt;

Предлагаем ознакомиться  Куда писать жалобы на навязывание договоров

Мнение

Вера Иритикова , профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Служебная записка – очень интересный и важный справочно-информационный документ. В подсистеме справочно-информационных документов (или информационно-справочных), которые входят в систему организационно-распорядительной документации, он считается относительно новым видом документа, завоевавшим свои современные позиции в конце 1990-х годов. Именно в этот период реальная автоматизация делопроизводства и проекты внедрения СЭД активно влияли на процессы унификации документов. Унификация затронула и наименования видов справочно-информационных документов, которые обеспечивают внутренние коммуникации в организации[1]. Из самого назначения служебной записки следует, что:

●    ее автором является сотрудник организации (потому информацию он документирует по установленным в ней правилам и в рамках своей трудовой функции);

●    адресует ее получателю внутри организации, а не во внешнюю среду;

●    за достоверность информации сотрудник несет ответственность, и его служебная записка выполняет функцию доказательства.

На появление унифицированного и обобщающего наименования вида документа служебная записка, который нынче во многих организациях вобрал в себя иные виды информационно-справочных документов, повлиял и тот факт, что типовые формуляры[2] служебной, докладной и объяснительной записок, информационной справки, заявления практически одинаковы. Все различие видов заключается в содержании документов, в вопросе, в тексте, в которых отражается цель их создания:

●    информационная справка – просто фиксирует и сообщает, передает информацию;

●    докладная записка – предлагает решение вопроса;

●    объяснительная (пояснительная) записка – уточняет и поясняет содержание какого-то основного документа или объясняет причины каких-либо действий / бездействия или решений;

●    заявление – отражает трудовые отношения с организацией-работодателем.

Именно такие цели создания справочно-информационных документов были закреплены Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), в которой были даны определения видов управленческих документов:

●    докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (отразилась цель создания – предложить проект решения, а не просто информировать, поэтому речевой оборот «Довожу до Вашего сведения...» в докладных записках считается недопустимым канцеляризмом и «маркируется» как признак непрофессионализма автора документа; докладная записка получила свой статус в конце XVIII века как письменный доклад / запись доклада секретаря, подготовившего проект решения на рассмотрение заседания присутствия);

●    справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (это универсальное определение цели создания можно отнести и к информационной справке, и к справке по личному составу);

●    объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта).

Почему же в большинстве случаев служебная записка вытесняет иные информационно-справочные документы?

Дело в том, что любому сотруднику организации для документирования всех служебных вопросов гораздо удобнее пользоваться минимумом видов документов (т.е. нужно оптимизировать их состав). И в современных организациях обычно разрабатывают правила ведения регламентированной внутренней переписки как локальный нормативный акт (ЛНА), где устанавливается, по каким вопросам коммуникации должны быть в форме служебных записок, а по каким – в форме сообщений по электронной почте. С таким ЛНА знакомят всех сотрудников, поступающих на работу.

Однако заметим, что в настоящее время:

●    пояснительные записки к концепциям, планам, положениям, регламентам и т.п. включаются в их состав, в структуру многостраничных документов;

●    а объяснительные записки и заявления нашли свою нишу в управлении персоналом и кадровом делопроизводстве.

Далее в статье будем говорить об автоматизации работы организации только со служебными записками (не рассматривая объяснительные записки и заявления, которые применяются в трудовых отношениях и в силу трудового законодательства используются в бумажном виде).

Важные особенности и формулировки

Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги #делопроизводство #СЭД #ECMJ

При написании деловых писем обязательно должны соблюдаться этические нормы. Например, неуместно писать в служебной записке «Довожу до вашего сведения». Известить о том, что был нарушен трудовой распорядок, можно проще, сразу же перейдя к описанию произошедшего, например, «Вчера, 18.05.2019, было сорвано занятие по природоведению из-за…».

Со стороны законодательной базы нет жестких требований к написанию служебных записок и их адресации. Организация сама в праве регулировать процесс работы со служебными записками, соблюдая только установленные для них сроки хранения, которые не зависят от носителя документа и одинаковы для электронных и бумажных «служебок».

Каких-либо законодательных препятствий для перевода служебных записок в электронный вид нет. Сложности начинаются скорее технического характера, потому что возникает много вопросов по организации хранения электронных оригиналов документов с длительным и постоянным сроками хранения. И решения для них уже есть.

●    если служебная записка по определенному вопросу имеет срок хранения ниже или равный 10 годам, то весь ее жизненный цикл может проходить в электронном виде;

●    если же – выше этого рубежа, то создавать и согласовывать документ можно в электронном виде, но потом он должен подписываться и храниться как оригинал на бумаге (либо использовать специальные системы, поддерживающие длительную юридическую значимость).

Бывает, что при внедрении СЭД мы сталкиваемся с подобной ситуацией. Готовится служебная записка, например, с просьбой рассмотреть проектную документацию для строительства сооружения. При этом специалисты заказчика считают, что они согласовывают служебную записку с приложениями (проектными документами), тогда как на самом деле нужно согласовывать проектную документацию, а служебная записка является просто сопроводительным документом.

При автоматизации процессов, нужно четко определять, какой документ отправляется на согласование и по какому маршруту. Это должно быть понятно реализовано в интерфейсе СЭД.

В силу разных обстоятельств предприятия бывают не готовы перейти на электронные служебные записки полностью. Некоторые их виды с рукописными подписями согласующих лиц нужны в бумажном виде, например, бухгалтерии (бывает, что это еще и зафиксировано во внутренних регламентах). Такая ситуация может помешать автоматизации процесса – будут автоматизированы не все разновидности служебных записок.

Еще хуже, если подобные «служебки» будут выявлены уже на стадии опытной эксплуатации СЭД. Это может привести к негативу у пользователей, когда они согласуют документы в системе, а потом всплывет вопрос о живых подписях, тогда согласование придется продублировать в бумажном виде. Это наглядно продемонстрирует всю тщетность усилий на предыдущем этапе.

1. Не автоматизировать;

2. Автоматизировать согласование, но в конце собирать живые подписи. Это плохой вариант, т.к. увеличивает нагрузку на пользователей;

●    либо сотрудники такого подразделения будут включены в автоматизацию (и сами «все будут видеть» в СЭД);

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги #делопроизводство #СЭД #ECMJ

●    либо будут работать с распечатками из СЭД, отражающими факт согласования (ниже подробнее рассмотрим способы выполнения этой задачи).

При выборе варианта 3 может потребоваться корректировка внутренних регламентов или, в крайнем случае, в приложении к приказу на проведение опытной эксплуатации СЭД нужно четко обозначить алгоритм работы с такими служебными записками.

Кто может стать автором «служебки»

Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.

В свою очередь, руководитель отдела или подразделения должен направить документ уже гендиректору, если решить вопросы по обращению он самостоятельно не может.

Внимание

attention

Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

Отдел АХО

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

16.04.2014 № 4

Начальнику отдела кадров И.И. Сидорову

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1.

Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Служебные записки: в каких случаях можно отказаться от бумаги #делопроизводство #СЭД #ECMJ

Начальник АХО Свиридов Н.Н.

В зависимости от типа служебной записки изменяются и нюансы ее оформления. Чтобы просьба была правильно понята и рассмотрена, их обязательно надо соблюдать.

Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.

На командировку

Служебная записка подтверждает выезд сотрудника в командировку, а также доводит до сведения руководства дату его возвращения. Если поездка совершалась на арендованном, личном или служебном транспорте, требуется указать его модель, марку и регистрационный номер. От грамотности оформления документа зависит правильность начисления оплаты за командировку.

Мнение эксперта

Владимир Бергман

Юрист, специализируется на трудовом праве и защите прав работника в спорах с работодателями.

Согласно Постановлению Правительства РФ No1595, подписанному 29.12.2014 года, необходимость в составлении командировочных удостоверений, должностного поручения и подробного отчета о проделанной работе отсутствует. Единственный значимый документ, которым должен сопровождаться отъезд сотрудника в командировку – это служебная записка.

Предлагаем ознакомиться  Ходатайство о восстановлении срока подачи апелляционной жалобы: образец заявления

Написанием записки занимается сам сотрудник после возвращения из поездки.

Отзыв из отпуска

Если по производственной необходимости компания вынуждена отозвать сотрудника из отпуска, начальник подразделения составляет служебную записку. В документе должна быть указана причина, по которой отдых работника нужно прервать. Бумага передается руководителю организации, чтобы он подписал ее.

Если руководитель компании одобрил служебную записку, требуется обратиться к работнику, чтобы он в письменной форме известил о своем согласии или отказе выйти на работу. В случае отказа, по п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, к сотруднику нельзя предъявлять санкции.

Если необходимо отправить сотрудника на обучение за счет компании, в служебной записке требуется перечислить его достижения, обосновав, какую выгоду получит организация, повысив компетенцию работника за свой счет. Имеет значение и стоимость обучения.

Составление подобной записки уместно в том случае, если просьба о совмещении вызвана производственной необходимостью и наличием свободной вакансии. Обязательно нужно указать причину, по которой освободилась должность.

На отгул

Под словом «отгул» обычно понимается внеплановый выходной, предоставляемый за часы, отработанные сверхурочно. Перед отгулом работник должен известить руководителя о своем отсутствии на рабочем месте, оформив служебную записку. В противном случае этот день будет засчитан за прогул. Текст документа должен включать просьбу и веские основания для предоставления выходного дня вне очереди.

Корректировка графика неизбежно сопровождается изменением условий труда сотрудников. По этой причине перенос рабочего времени может осуществляться исключительно с согласия работников компании. При корректировке графика в одностороннем порядке по организационным или технологическим причинам следует известить сотрудника об этом за 2 месяца.

Основная часть записки должна объяснять, почему возникла необходимость закупить новое оборудование. Причины могут быть разными: имеющейся техники недостаточно для работы всех сотрудников или часть оборудования сломалась и не подлежит ремонту. Также следует указать, сколько единиц техники надо приобрести и попросить рассмотреть вопрос о произведении закупки.

О том, что в стенах организации будет проведено мероприятие, следует заранее сообщить руководству. Важно указать место и время сбора, предполагаемое количество участников, продолжительность, контакты ответственных лиц. Если руководство отказалось подписывать документ, мероприятие должно быть отменено.

Такой документ обычно составляется сотрудником, который работает с данным оборудованием или несет ответственность за его сохранность. Записки могут адресоваться как руководству, если требуется выделить деньги на техническое обслуживание, так и ремонтным бригадам, закрепленным за предприятием. Необходимо рассказать о случившемся, указать, удалось ли выявить причину поломки, побудить к действию (например: «прошу направить в цех ремонтную бригаду»).

В этом документе речь идет об увольнении ненужного работника. При этом важно указать основания для принятия такого решения. Важно опираться на положения трудового законодательства, в противном случае записка не будет воспринята всерьез.

Это один из самых распространенных типов служебных записок. Документ используется для запроса информации и составляется по следующей схеме:

  • ключевая мысль, формирование запроса;
  • важные детали;
  • итог, напоминающий о сути запроса и дополнительная информация.

Если работник ненадлежащим образом выполняет свои обязанности, его непосредственный начальник вправе написать руководителю компании служебную записку с целью наказания виновника. В ней перечисляются факты нарушения работником дисциплины. Бумага должна быть составлена безэмоционально и максимально объективно.

Бумага оформляется, если в одно из подразделений организации нужно принять нового работника. В этом случае начальник подразделения передает служебную записку руководству с указанием объективных причин открытия вакансии.

При возникновении экстренных ситуаций сотрудников приходится привлекать к работе после окончания смены. Составлением бумаги занимается начальник отдела или смены, адресуя документ руководству компании. В нем указываются причины, по которым появилась необходимость в выполнении сверхурочных работ и список привлеченных лиц.

На списание ТМЦ

Материальные ценности компании подлежат строгому учету, поэтому при необходимости их списания не обойтись без составления служебки. В ней следует указать наименование ТМЦ, инвентарный номер или идентификационный код, единицу измерения и количество, балансовую стоимость, а также причину списания.

Как удостоверять бумажные распечатки из СЭД и что можно визуализировать

Наименее трудоемким вариантом удостоверения факта полного прохождения документом в СЭД назначенной ему процедуры согласования будет использование штампа (см. «!» в Примере 1). С этим штампом документ визуализируется на экране и может быть распечатан на бумагу. Чтобы штамп стал «роднее» бухгалтерам, напомните им об отметке исполнения на платежном поручении в системе «клиент-банк», где реализуется аналогичная технология.

В случае применения электронных подписей в их визуализацию может быть включена информация о сертификате ключа подписи (см. Пример 2). Данный подход соответствует рекомендациям Минкомсвязи для государственных организаций и п. 5.23 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

1. Электронные подписи в СЭД и их визуализация на документе в реквизитах подписи, в визе согласования, в резолюции (см. отметки «1» в Примере 2). При этом визуализировать визы согласования можно как на самой служебной записке, так и на отдельном листе согласования (если их много);

2. Заверение распечатанной из СЭД служебной записки / листа согласования ответственным сотрудником (отметка «2» в Примере 2);

3. Заверение служебной записки штампом СЭД после ее автоматического преобразования в нередактируемый формат (в Примере 1 штамп говорит о прохождении документом процедуры согласования, а далее такая распечатка может подписываться живой подписью автора документа и на нее наносится рукописная резолюция – изготовленный таким образом бумажный подлинник подлежит длительному или постоянному хранению).

Пример 1. Визуализация штампа согласования на служебной записке

Пример 2. Визуализация на служебной записке электронных подписей, использованных при ее согласовании и подписании в СЭД до вынесения резолюции (с добавлением заверительной надписи при распечатке)

Шаблоны служебных записок

Полностью безбумажные служебные записки – уже реальность. И те, кто это реализовал, хотя бы для части своих служебных записок, уже ощутили эффективность данного процесса.

Шаблоны служебных записок с настроенными к ним маршрутами движения существенно экономят силы пользователей СЭД. В качестве иллюстрации приведем опыт Корпорации «ВСМПО-Ависма». В Примере 3 представлена служебная записка конкретного узкого назначения, для которой в СЭД многое заранее определено и потому делается автоматически, экономя силы пользователя. А в Примере 4 – у пользователя больше свободы действий, потому ему больше самому надо выбирать и заполнять.

Пример 3. Шаблон формирования служебной записки на подключение к информационным системам

отметить галочками нужные системы и выбрать работника, которого следует подключить. Далее нажать на кнопку «Создать и зарегистрировать документ» и задача будет отправлена на согласование. Шаблон самостоятельно подготовит заголовок, текст, список рассылки и список согласующих, а все остальные реквизиты заполнятся автоматически или их значения будут повторены с предыдущего раза.

Электронные служебные записки

Мнение

Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед,приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Для реальной автоматизации внутренних управленческих коммуникаций компании необходимо их проанализировать прежде всего с организационных позиций и ответить на следующие вопросы:

1. Будет ли в организации служебная записка существовать в качестве универсального вида справочно-информационного документа?

Если да, то в проекте СЭД следует сосредоточиться на разработке электронного бланка (электронного шаблона), который необходимо будет поддерживать: – классификаторами вопросов (заголовков), адресатов, типовых резолюций, типовых сроков исполнения; – счетчиками для регистрации (или нет, т.к. не все служебные записки подлежат обязательной регистрации); – метаданными о локализации электронного оригинала, сроке хранения, разрешении изготавливать бумажную или электронную копии, передаче (или нет) на архивное хранение в связи с другими документами, необходимости конвертации в архивный формат (или нет) и другими метаданными, которые отражают процессы управления документами в СЭД.

2. Все ли сотрудники организации имеют право составлять и оформлять служебные записки по всем вопросам своей деятельности?

Система управления правами доступа, выбор вида и типа электронной подписи в СЭД строятся с учетом системы взаимоотношений и связей по должности, которые закрепляются в должностных инструкциях сотрудников и в целом в системе делегирования полномочий. Эти две системы составляют организационную основу внутренних управленческих коммуникаций, которые потом просто отражаются в СЭД, в т.ч. путем настройки соответствующих прав автора служебной записки (author или originator, т.е. составитель документа в статусе оригинала).

3. Каковы маршруты движения (конкретные документопотоки) служебных записок в зависимости от вопроса и управленческой ситуации?

Как правило, конечным адресатом, принимающим решение по вопросу, является не первый руководитель организации, а его заместитель, в чьей зоне ответственности данный вопрос находится. Если служебные записки подлежат согласованию (зависит от содержащихся в ней вопросов), то обязательной инстанцией является непосредственный руководитель автора служебной записки, который может внести изменения в текст, вернуть документ на доработку или принять решение, что данная служебная записка будет «исходить» от имени всего подразделения, и ее автором будет сам руководитель (тогда руководитель будет подписывать документ, в том числе и ЭП, а подчиненный сотрудник «перейдет» в статус исполнителя, что отразится в системе метаданных документа в СЭД).

В схеме согласования служебной записки по определению не может быть много обязательных инстанций, но руководитель «родного» структурного подразделения такой инстанцией является всегда. Исключением становятся только регламентированные ситуации внутренней переписки, установленные в соответствующем ЛНА.

Например, бухгалтер (как рядовой сотрудник организации) для доставки налоговой отчетности в ИФНС направляет подписанную им служебную записку о выделении автомашины (а лучше – унифицированную заявку в электронной форме) сразу начальнику транспортного отдела или диспетчеру, а не главному бухгалтеру (как своему непосредственному руководителю). Но если бухгалтер в какой-то уникальной управленческой ситуации и в рамках своих полномочий обращается к первому руководителю, то главный бухгалтер станет инстанцией обязательного согласования и первым прочтет данную служебную записку.

Имеет значение и корпоративная культура: минуя руководителя своего структурного подразделения рядовой сотрудник, как правило, не имеет права обращаться к вышестоящим руководителям, перепрыгивая один или два управленческих уровня. Согласование проектов служебных записок на одном и том же управленческом уровне со взаимодействующими подразделениями обычно выделяют в самостоятельные схемы маршрутизации в СЭД.

Служебная записка всегда адресуется руководителю (организации, бизнес-направления, структурного подразделения, филиала и т.п.), он ее рассматривает и принимает решения, которые оформляет резолюцией. В схемах движения эти действия руководителей должны обязательно отражаться как действия участников процесса с соответствующими правами доступа.

В проектах разработки СЭД необходимо заранее закладывать в функциональность типовые схемы маршрутизации служебных записок в зависимости от вопросов и управленческих ситуаций с обязательным учетом уровней управления (типовые схемы документопотоков), одной единственной схемой процесса в техническом задании обойтись не удастся. Рекомендуем также в техническом задании (ТЗ) всегда отказываться от формулировок «запуск сценария» и «старт задачи», а использовать управленческую терминологию, более понятную руководителям и сотрудникам организаций.

4. Будет ли обеспечен в СЭД реальный электронный документооборот? В процессах управления документами срок хранения является основополагающим признаком, который определяет выбор носителя оригинала документа – бумажный или электронный.

Срок хранения документа, который в любом случае должен выполнять функцию доказательства, устанавливается в процессе экспертизы его ценности. Она предполагает не только обращение к перечню документов с нормативно установленными сроками хранения, а реальное выявление значимости документа для деятельности организации с учетом принципа его взаимосвязи с другими документами по вопросу или процессу.

Поэтому с бухгалтерией нельзя просто «решать вопросы» о работе с документами только в электронной форме, так как она очень часто должна хранить документы не просто 5 лет, что может и СЭД, а 5 лет после последнего использования в бухгалтерском или налоговом учете организации, что лучше обеспечивает бумажная форма представления служебной записки, которая может использоваться в качестве доказательства изменений в предмете договора, условий и сроков его оплаты и т.п. ситуациях.

Однако отметим, что права к банковской информационной системе «банк-клиент» (в отличие от СЭД) предоставляются на основании договоров, в которых стороны признают достоверность и юридическую силу электронных документов при условии применения электронных подписей (банк их генерирует и предоставляет, действуя как удостоверяющий центр), соглашаются с условиями обмена, обмениваются информацией о лицах, уполномоченных подписывать электронные документы, и замещающих их сотрудниках и т.п.

Общий алгоритм управления служебными записками в СЭД обычно такой:

– проект документа составляется в системе на основе электронного шаблона («входной» формы, в которой заранее предусмотрены поля-реквизиты и поля-метаданные) и подписывается простой электронной подписью сотрудника – автора служебной записки;

– служебная записка направляется на рассмотрение или обязательное согласование руководителю структурного подразделения, в котором работает сотрудник;

– в зависимости от вопроса, изложенного в служебной записке, непосредственный руководитель:

– проставляет резолюцию (т.е. решает вопрос окончательно и по существу) и направляет ее по рассылке (на основе классификатора вопросов и участков деятельности) в заинтересованные структурные подразделения на имя их руководителей (по классификатору руководителей структурных подразделений) и самому сотруднику, который должен знать о результатах рассмотрения его служебной записки (например, служебная записка об изменении графика рабочего времени сотрудника с положительной резолюцией направляется в отдел кадров для издания приказа и самому сотруднику);

– возвращает на простую доработку и уточнение, если решение вопроса находится в его компетенции;

– возвращает сотруднику с уточнениями и рекомендациями для переработки и подготовки документа за подписью руководителя (может быть подготовлен новый проект);

– возвращает записку сотруднику с отрицательной резолюцией;

– если срок хранения служебной записки в зависимости от ее содержания (текста) свыше 10 лет или даже постоянный, то полностью подготовленный и согласованный в СЭД электронный проект распечатывается и в бумажной форме подписывается как оригинал и направляется на рассмотрение вышестоящему руководителю-адресату. После подписания бумажного оригинала электронный проект удостоверяется в СЭД как электронная копия, которая может обрабатываться, исполняться и храниться как копия, а потом может поступить в архив в фонд пользования вместе с бумажным оригиналом служебной записки и основными документами (которые она сопровождает).

На основе данного общего алгоритма в техническое задание СЭД включаются все необходимые конкретные схемы и типовые маршруты движения служебных записок, которых в ТЗ должно быть много, т.к. они должны отражать конкретные участки деятельности организации.

Обратите внимание, что обычно согласование и подписание внутренних документов проводится в СЭД с использованием той простой электронной подписи, которую эта СЭД поддерживает. А усиленная квалифицированная электронная подпись с сертификатом, как правило, применяется для документов, выходящих во внешнюю среду организации.

Реальная эффективность СЭД уже давно определяется не по сокращению времени движения или расхода бумаги, а по: сокращению рабочего времени сотрудников, затрачиваемому на составление и оформление документов и обеспечению или даже оптимизации реальных управленческих процессов.

Предлагаем ознакомиться  Как снять деньги с карты Тинькофф без комиссии лимит на снятие наличных с карты Тинькофф

[1]  Лучшие практики показали, что независимо от уровней управления, целей создания, подчиненности, вопросов и в целом управленческих ситуаций, все внутренние управленческие связи удобно оформлять документом, в наименовании вида которого отражаются прежде всего ситуация делового общения и полномочия.

[2]  Формуляр документа – это совокупность реквизитов, из которых состоит документ, расположенных определенным образом.

[3]  При визуализации данного шаблона в журнале специально были сделаны нечитаемыми персональные данные.

С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.

Дополнительная служебная записка

А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный (исходящий номер);
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • отметка о наличии приложения (если есть);
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

Отдел продаж

Директору ООО «Ромашка»

Основания для составления и цели записок

Служебные записки обеспечивают связь между подразделениями компании. С помощью этого вида документации можно достичь следующих целей:

  • официально предложить внести поправки в план работы;
  • сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
  • донести информацию о сохранности материальных ценностей;
  • информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т.

Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Считать причины неуважительными.

Применить дисциплинарное взысканиев виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И.

В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

  • официально предложить внести поправки в план работы;
  • сообщить, о том, что график сотрудника был скорректирован;
  • донести информацию о сохранности материальных ценностей;
  • информировать руководство о событии, повлиявшем на рабочий процесс и т. д.

Таким образом, служебная записка позволяет оперативно принимать решения, касающиеся рабочих вопросов.

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector