Адвокат НПЦ
Назад

Как заставить контрагента вернуть первичные документы

Опубликовано: 24.02.2020
Время на чтение: 5 мин
0
4

Общие требования к форме сделки

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

  • для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
  • договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:

  1. должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
  2. документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.

Договариваться или требовать?

Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.

Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.

Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору.

На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.

В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета.

Предлагаем ознакомиться  Сколько можно стоять на бирже труда и получать пособие

Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:

  • в письме №03-03-06/1/750 от 13/11/09 г. Минфина;
  • в документе-определении №15640/10 от 08/12/10 г. ВАС.

Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.

В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.

Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.

Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.

Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.

Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.

Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.

Руководителю (наименование компании-контрагента)

Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.

Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).

Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.

Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).

Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.

Предлагаем ознакомиться  Как получить пенсионные накопления умершего родственника или их часть

Как правильно обмениваться скан-копиями и электронными документами?

Как заставить контрагента вернуть первичные документы

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.

https://www.youtube.com/watch?v=channelUC1Apwh59z8ff7ETT7aJNOxg

Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:

  1. подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
  2. прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
  3. указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.

При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении читайте здесь).

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.

Этот вариант предполагает направление бумажного подлинника хотя бы одной из сторон и страхует ее на случай, если другая сторона не направит в ответ свой экземпляр.

Можно обойтись и без обмена бумажными экземплярами. Для этого в договоре укажите, что электронные скан-копии равнозначны бумажному договору, подписанному собственноручной подписью.

Помимо условия об электронном взаимодействии в договоре нужно обязательно прописать адреса электронной почты каждой из сторон. Это важно. Значение имеет даже то, какой именно электронной почтой вы пользуетесь при переписке.

Еще несколько полезных советов

  1. Если документооборот между компаниями интенсивный, одним из пунктов договора целесообразно предусмотреть обмен сводной информацией по итогам месяца: какие документы, в каком количестве, на какую сумму сделок, кем, когда, в чей адрес отправлены.
  2. Обычно пакет документов готовит поставщик, а покупатель принимает и возвращает. Однако законодательство не содержит запрета на заполнение «первички» покупателем вместо поставщика (ФЗ №402 от 06/12/11 г.,  ст. 9), чтобы тот быстрее их подписал. Не будет нарушением и заполнение счета-фактуры с данными поставщика в соответствующих полях формы. Такая процедура – исключение, но позволяет в отдельных случаях закрыть расчеты контрагентов и избежать проблем с налоговой.
  3. В ситуации, когда продавцу, арендатору контрагенты не возвращают должным образом подписанный договор, при этом фактически пользуются его имуществом, юристы советуют обращаться в суд с иском об истребовании этого имущества из незаконного владения (ГК РФ, ст. 301).
Предлагаем ознакомиться  Генеральная доверенность на квартиру собственника – что дает

Если условия об электронном взаимодействии нет…

При заключении договора путем обмена сканами основной риск состоит в доказывании того, что электронное письмо было отправлено именно контрагентом.

Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.

На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства.

О заключении договора может свидетельствовать также переписка по электронной почте по поводу сделки, подписание актов, протоколов, дополнительных соглашений. Иными словами стороны вели работу по исполнению договора и это подтверждают документы и письма.

Также суд скорее всего признает юридическую силу скана договора, если его стороны ранее заключали другие сделки таким же способом и исполняли их. При таких обстоятельствах обмен документами по электронной почте является привычным способом для сторон.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Если дело дойдет до суда, то не забывайте также про ч. 3 ст. 75 АПК РФ и ч. 1 ст. 71 ГПК РФ: они признают документы, полученные посредством сети Интернет письменными доказательствами.

Работать по сканам можно, нужно лишь делать это правильно. Если вы учтете в работе все нюансы, в которых мы сейчас разобрались, то можно не бояться признания договора незаключенным.

Кто отвечает за документы

Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.

Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.

Подводя итоги

Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.

Как заставить контрагента вернуть первичные документыhttps://www.youtube.com/watch?v=upload

Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector