Адвокат НПЦ
Назад

Какие документы должен подписывать при трудоустройстве

Опубликовано: 19.02.2020
Время на чтение: 14 мин
0
7

Пакет документов, предъявляемых при официальном трудоустройстве

Перечень документов для трудоустройства на работу приведен в статье 65 ТК РФ. В статье указано, какие документы нужны для официального трудоустройства и обязательны для предъявления работодателю в момент заключения трудовых отношений и подписания самого договора. К ним относятся:

  • Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (например, паспорт моряка, военнослужащего);
  • Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
  • Документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву на военную службу);
  • Трудовая книжка (за исключением случаев, когда физлицо впервые трудоустраивается или при работе в качестве совместителя).

Документ, подтверждающий наличие у соискателя специальных знаний (диплом, свидетельство о профпереподготовке, повышении квалификации), может быть обязателен к предъявлению среди документов для трудоустройства в том случае, если работа подразумевает применение работником определенной подготовки или специфических знаний и умений.

Этап второй - медицинский осмотр

Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники - например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.

Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда - суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии - все подряд.

Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:

  • наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
  • коды деятельности по ОКВЭД;
  • наименование медучреждения, в которое направляется работник;
  • ФИО работника и наименование должности;
  • указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
  • перечень вредных факторов.

По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.

Перечень законов, определяющих получение данных и документов при приеме на работу

При приеме на работу не требуется документ, в котором указан индивидуальный номер налогоплательщика, но зачастую организации запрашивают его для внесения информации в бухгалтерскую базу работодателя и корректного ведения налогового учета, объясняя это необходимостью отчислений подоходного налога в размере 13%.

Свидетельство о браке или расторжении брака, рождении ребенка также не относится к списку необходимых документов при приеме на работу.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Помимо приведенного выше списка документов, в некоторых ситуациях, учитывая специфику деятельности или отрасль экономики организации, в которую работник принимается на работу, ТК, федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может быть утвержден иной, более подробный перечень документов, необходимых для заключения трудового договора.

По действующим законам имеется прямой запрет на требование у соискателя сведений и документов, в которых зафиксирована информация о частной жизни претендента на должность: является ли данное физлицо членом политической партии, участвует ли в политических движениях и организациях; религиозная принадлежность, вероисповедание кандидата.

В случае несоблюдения данных требований действия работодателя могут трактоваться как прямое нарушение статьи 23 Конституции РФ, в которой содержится право каждого гражданина нашей страны на неприкосновенность частной жизни, наличие и неразглашение личной и семейной тайны, действия по защите своей чести и доброго имени.

Этап третий - приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, - издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу - это будет личное дело сотрудника.

Каких документов может не быть при оформлении на работу

Некоторые обязательные документы при приеме на работу могут отсутствовать у поступающего на работу.

Отсутствие у физлица, принимаемого на работу, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. На уровне законодательства нет четкого положения, что непредставление данного документа может являться основанием для мотивированного отказа в трудоустройстве.

Трудовой книжки у поступающего на работу может не быть при себе, в том числе, по причине потери или повреждения. На этот случай закон определяет обязанность работодателя по письменному заявлению работника выдать новую трудовую книжку (дубликат), в данном заявлении необходимо указать причину отсутствия трудовой книжки.

Предлагаем ознакомиться  В каком порядке провести бумажный запрос котировок по 44-ФЗ

По общераспространенной практике работодатель не вправе заключать трудовой договор с лицами, которые отказываются представить паспорт или документ, удостоверяющий личность и заменяющий паспорт (водительское удостоверение, например, к таковым не относится).

Этап четвертый - заключение трудового договора

Договор сотавляется в двух экземплярах - по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:

  • размер оплаты труда;
  • должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
  • кому непосредственно подчиняется работник;
  • испытательный срок, если он есть;
  • должностные обязанности;
  • прочие условия работы.

Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы - с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье - выходные дни”.

Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы.

Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это - включить данный пункт в трудовой договор.

Оформить трудовой договор в письменном виде надо в течение 3 рабочих дней со дня, когда человек приступил к работе. В ситуации, когда трудовой договор с работником еще не оформлен, а к вам нагрянул трудинспектор, доказательством того, что новый сотрудник у вас всего 1—2 дня и вы не нарушаете трудовое законодательство, не оформляя письменный договор, послужит именно заявление о приеме на работу.

Наверняка у вас есть шаблон договора, составленный с учетом особенностей деятельности вашей организации и работы конкретных сотрудников. Поэтому мы лишь напомним, что унифицированной формы трудового договора не существует, но есть перечень обязательных сведений и условий, которые нужно в нем отразить. Он содержится в ст. 57 ТК РФ.

Проверьте, чтобы сведения о дате начала работы, указанные в приказе, соответствовали дате, указанной в трудовом договоре. Также не забудьте записать срок испытания, если он предусмотрен договором. Наверняка поле приказа, в котором проставляется дата окончания работы, у вас останется незаполненным, поскольку чаще всего договор бессрочный.

Сделайте один экземпляр приказа — работнику оригинал приказа выдавать не нужно. Но если он попросит, можете выдать ему копию.

Два экземпляра трудового договора, подписанные работником, и приказ о приеме на работу отнесите на подпись руководителю компании. После их подписания директором отдайте работнику один экземпляр договора. Попросите, чтобы он расписался на вашем экземпляре в том, что свой экземпляр он получилст. 67 ТК РФ. В приказе о приеме на работу также нужна подпись работника как подтверждение того, что он с ним ознакомлен.

Какие документы должен подписывать при трудоустройстве

Если должность или вид выполняемой работы нового сотрудника указаны в Перечне должностей работников, с которыми можно заключать договор о полной материальной ответственностиутв. Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85, подпишите с ним такой договор. Речь идет, в частности, об экспедиторах, кассирах, кладовщиках.

Изменения с 1 января 2017 года

С начала 2017 года вводится в действие новый абзац статьи 65 ТК РФ, определяющей порядок представления обязательных документов при приеме на работу. В действие вступает Федеральный закон от 13.07.2015 № 230-ФЗ, согласно которому становится обязательным представление при заключении трудового договора также «справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданной в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию».

Этап пятый - внесение записи в трудовую книжку

“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.

Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум - ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя - сам ИП.

Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.

Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления

Какие документы должен подписывать при трудоустройстве

Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.

Предлагаем ознакомиться  В какой срок необходимо поменять права

Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:

  1. Налоговая инспекция. Собирает налоги - и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники - налог на доходы физических лиц - НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
  2. Пенсионный фонд России - ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
  3. Фонд социального страхования - ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление - в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.

После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы - в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую - подаете уведомление об уплате в ПФР. И так - каждый месяц.

Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.

Гражданско-правовой договор

Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор.

Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора - это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель - в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.

Что делать, если работники нужны раз от разу?

Какие документы должен подписывать при трудоустройстве

Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход - ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете - лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.

Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации - договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку.

Обязательные для ознакомления:

  • Правила внутреннего трудового распорядка (сокрещенно - ПВТР), что предусмотрено частью 3 статьи 68 Трудового кодекса РФ;

  • Правила обработки, хранения и использования персональных данных работников, что предусмотрено пунктом 8 статьи 86 Трудового кодекса РФ;

  • локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если работникам организации трудовым договором установлен такой режим, а такой раздел не включен в ПВТР) что предусмотрено статьями 57, 101 Трудового кодекса РФ;

  • локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (если такой раздел не включен в ПВТР) что предусмотрено статьей 105 ТК РФ;

  • Положение об оплате труда (если такой раздел не включен в ПВТР), что предусмотрено статьей 135 Трудового кодекса РФ;

  • Положение о порядке и размерах возмещения расходов, связанных с командировками (если такой раздел не включен в ПВТР) что предусмотрено частью 2 статьи 168 Трудового кодекса РФ;

  • локальный нормативный акт, предусматривающий порядок и условия прохождения работниками профессиональной подготовки или переподготовки (если такой раздел не включен в ПВТР, а работодатель направляет работников на обучение, переобучение или повышение квалификации), частью 2 статьи 196 Трудового кодекса РФ;

  • Правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (для работников, которым по условиям труда полагаются средства индивидуальной защиты), что предусмотрено статьей 212 Трудового кодекса РФ и пунктом 9 Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. № 290н).

Документы, с которыми следует ознакомить работника, при их наличии в организации:

  • должностная инструкция (если в трудовом договоре нет указания на трудовые обязанности работника);

  • коллективный договор;

  • положение о социальном обеспечении работников;

  • положение об информационной безопасности;

  • положение о коммерческой тайне;

  • положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;

  • положение о документообороте;

  • положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей;

  • письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности работника;

  • иные документы, имеющие отношение к трудовой функции работника.

Об ознакомлении со всеми локальными нормативными актами принимаемый работник расписывается в трудовом договоре, либо в отдельных журналах или ведомостях.

Кроме того, статья 225 Трудового кодекса РФ требует, что для всех поступающих на работу лиц необходимо провести:

  • обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим;

  • вводный инструктаж по охране труда;

  • первичный иструктаж по технике безопасности и по охране труда на рабочем месте.

Предлагаем ознакомиться  Как прописать человека в квартиру к собственнику?

Проведение всех видов инструктажей регистрируется в соответствующих журналах проведения инструктажей (в установленных случаях - в наряде-допуске на производство работ) с указанием подписи инструктируемого и подписи инструктирующего, а также даты проведения инструктажа.

Невыполнение положений Трудового кодекса РФ в части, касающейся ознакомления работника с локальными нормативными актами, является нарушением законодательства о труде и об охране труда и может повлечь административную ответственность в отношении работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ).

Какие документы должен подписывать при трудоустройстве

Важно помнить, что своевременное и правильное офомление работника позволит избежать больших штрафов и других претензий гос. органов.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Поэтому если при оформлении работника на работу возникют вопросы, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам, которые помогут определить - какие документы надо оформить, по каким формам, а если организацию или должностных лиц привлекают к административной ответственности - оценят законность и обоснованность действий гос. органов.

 Для получения консультаций Вы также можете воспользоваться нашей услугой дистанционного консалтинга.

Статья написана и размещена 06 ноября 2011 года. Дополнена 12.12.2011, 27.07.2012, 31.08.2014, 16.01.2016, 26.10.2018.

  1. Порядок привлечения к дисциплинарной ответственности

  2. Повышение пенсионного возраста

  3. Образец уведомления об изменении условий трудового договора

  4. Дополнительное соглашение к трудовому договору: когда заключается, форма, порядок заключения

  5. Стимулирующие выплаты: премии, бонусы, доплаты и надбавки

  6. Согласие на обработку персональных данных

  7. Эффективный контракт

  8. Различия трудового и гражданско-правового договора

  9. Квалификационные требования к водителямКвалификационные требования к водителям

  10. Регулирование труда несовершеннолетних работников

  11. Рабочее время

  12. Ненормированный рабочий день

  13. Сверхурочная работа

  14. Ошибки в трудовом договореОшибки в трудовом договоре

  15. Как победить профсоюзКак победить профсоюз

  16. Что такое профессиональный стандрат

  17. Профессиональный стандарт "Бухгалтер"

  18. Профессиональный стандарт "Педагог"

  19. Образец (примерная форма) трудового договора

  20. Правила внутреннего трудового распорядка (образец)

  21. Особенности оформления приема на работу, перевода и увольнения иностранных работников

  22. Перевод на другую работу (изменение условий трудового договора)

  23. Увольнение по собственному желанию

  24. Увольнение по сокращению

  25. Увольнение по о инициативе работодателя (другие случаи)

  26. Оплата труда, больничных, выплаты при увольнении

  27. Отпуска

  28. Трудовые споры

  29. Другие вопросы трудового права

— паспорт или заменяющий его документ (к примеру, временное удостоверение личности по форме 2П, когда паспорт находится на оформлении в связи со сменой фамилии);

— документы об образовании, если работа требует специальных знаний;

— документы воинского учета для военнообязанных (военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, если у мужчины призывного возраста (18—27 лет) нет военного билета).

Кстати, по мнению специалистов Роструда (см. ,2011, № 4, с. 43), вы вправе не брать на работу человека, если он не представил «воинский» документ. В то же время никакой ответственности за принятие на работу сотрудника без документа воинского учета нет, и, если работник подходит вам по своим деловым качествам, принимайте его без такого документа.

Но не забудьте уведомить военкомат о том, что у вас работает человек, подлежащий воинскому учетуподп. «а» п. 32 Положения, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719; подп. «а» п. 29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ. Хотя вероятность проверки военкоматом невелика, при обнаружении нарушения это может обернуться штрафом 300—1000 руб. для руководителя фирмы или бухгалтера, если должностной инструкцией ведение воинского учета поручено емуч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ;

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС). Если человек устраивается на работу впервые, заполните на него анкету застрахованного лица (форма № АДВ-1)Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п, дайте ее ему для проверки правильности указанных сведений и подписания.

Просмотрев подлинники перечисленных документов, снимите с них копии — подлинники надо вернуть будущему работнику;

— трудовая книжка (если работник поступает на работу не впервые и не на условиях совместительства);

— справка о наличии или отсутствии судимости при поступлении на работу, к которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость (например, педагогическая деятельность).

Трудовая книжка и указанная справка останутся у вас;

— заявление о приеме на работу с указанием в нем даты начала работы;

Какие документы должен подписывать при трудоустройстве

— копии свидетельства о присвоении ИНН (если есть);

— копии документов, дающих право на стандартные вычеты по НДФЛ;

— медицинская книжка, если требуется (например, для продавцов);

— загранпаспорт, если работа будет связана с загранкомандировками;

— справка по форме № 2-НДФЛ с предыдущего места работы;

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

— справка от предыдущих работодателей о сумме зарплаты за текущий и 2 предшествующих года (понадобится для расчета работнику пособия по болезниутв. Приказом Минздравсоцразвития от 17.01.2011 № 4н);

— справка о характере и условиях труда по основному месту работы, когда к вам на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда устраивается совместитель.

Дайте человеку прочитать все локальные нормативные акты компании, касающиеся его трудовой деятельности (должностную инструкцию, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда)ст. 68 ТК РФ.

Проверьте, чтобы он расписался в том, что с ними ознакомлен, в документе, предусмотренном у вас в компании (к примеру, ведомость или лист ознакомления с локальными нормативными актами).

Чтобы прием нового работника был выполнен виртуозно, оформляйте документы шаг за шагом, ничего не пропуская

Если работник передал вам трудовую книжку, сделайте в ней запись о приеме на работу, если работа у вас для него основнаяст. 66 ТК РФ.

Горькая правда жизни вместо вывода

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.

Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования.

, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector